Журнал входящей и исходящей документации образец

Журнал входящей и исходящей документации образец

Журнал регистрации исходящих документов


Регистрационный номер документа заносится в графу 1. Регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом.

Дата проставляется в графе 2.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2013). Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем. Наименование вида и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма и пр.

Журнал регистрации входящих документов

Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.

Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен. Скачать другие образцы регистрационных журналов:

  1. для приказов по основной деятельности — ;
  2. для приказов по личному составу —.
  3. для инструктажа на рабочем месте — ;

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде.

Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала. Все листы журнала нумеруют и прошивают. Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:

  1. дата

Как вести журнал входящей корреспонденции

Тетрадь может иметь обычную бумажную форму или электронную.

Право выбора способа ведения журнала остается за руководством компании. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, в связи с чем они стали приобретать все большее распространение.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

Справка

  • Выдача справок по входящей документации.
  • Оперативная реакция на требования руководства;
  • Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации;
  • Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции;

В зависимости от формы организации делопроизводства на предприятии ведением журнала занимается либо секретарь, либо специальный работник канцелярии.

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

  1. журнал регистрации входящих документов;
  2. журнал регистрации исходящих документов;
  3. журнал регистрации внутренних документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию.

Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений. Форма ведения журнала определяется руководством: За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.
Обязательна нумерация всех страниц.

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

Она бумажная или электронная.Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны.

Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета. Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок.Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете Для этого тоже назначается ответственное лицо.

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

При всех плюсах такой системы ее недостатками являются:

  1. Высокая стоимость программы, особенно для небольшой компании.
  2. Возможность несанкционированного доступа и взлома системы.

Однако, в ряде случаев разработчиками предоставляются в бесплатное пользование демо-версии СЭД, дающие возможность решить, стоит ли переходить на данный вариант документооборота.

Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls. На бумаге журналы не дублируют.Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения.

Если объем исходящей корреспонденции не слишком велик, целесообразней вести регистрацию в традиционном виде (в книге).

Такой учет позволяет:

  1. Упорядочить переписку.
  2. Обеспечить сохранность документов.
  3. Контролировать исполнение документов ответственными работниками.
  4. Следить за способами отправки корреспонденции.
Рекомендуем прочесть:  Что показывают на спозу

Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется

Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.

Регистрируют документы, которые подлежат передаче (пересылке) другим лицам и организациям.

Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ. Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений.
Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти. Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений.

Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.

Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу.

Журнал регистрации входящих документов

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений:

  1. в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  2. регистрация проводится в одном месте,
  3. обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, , приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др.,
  4. допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

Журнал регистрации исходящих документов

К сожалению, достаточно распространены случаи, когда до адресата не доходит

письмо, или оно теряется непосредственно в компании адресата. В данном случае журнал исходящих писем (образе ниже) может служить доказательством того, что данные документы действительно были отправлены и вины автора в этом инциденте нет.

Более того, если с адресатом ведется переписка по какому-либо важному вопросу, очень важно фиксировать все письма (входящие и исходящие), для того, чтобы иметь возможность сохранить целостность переписки и оформить ее в одно дело.

Как правило, образец журнала регистрации входящих и исходящих документов оформляется в виде таблицы и имеет 5 столбцов.