Возмещение затрат за гсм

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику


188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты: — компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества; — возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества. Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях для налога на прибыль

Если факт эксплуатации подтвержден, работодатель оформляет приказ о выплате компенсации, в котором помимо указания суммы выплаты будет разъяснена причина, по которой авто сотрудника приходится использовать в рабочих целях.

Например, из-за отсутствия служебных автомобилей на предприятии.

О том, какие еще расходы на транспорт могут возмещаться сотруднику, читайте в статье . Сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях включают в расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), но сделать это можно только в пределах законодательно утвержденных норм.

11 п. 1 ст. 264 НК РФ, предусматривающего возможность учета

Компенсация ГСМ: что это такое?

Наиболее приемлемым в этом случае является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.

А как учесть для целей налога на прибыль расходы на покупку для такого авто горюче-смазочных материалов (ГСМ)? Можно ли возмещать расходы на бензин по личному транспорту, используемому в служебных целях, ориентируясь на текст подп.

Работа сотрудника, которому выплачивается компенсация за личный транспорт, должна быть связана с постоянными поездками по заданию руководства, иметь разъездной характер. Для подтверждения того, что транспорт действительно использовался в интересах организации, сотруднику следует представить отчет о поездках.
А для подтверждения затрат на ГСМ – чеки автозаправочных станций. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, относится к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника.

Рекомендуем прочесть:  Украли велосипед из подъезда

В бухгалтерском учете расходы признаются полностью и отражаются проводками: Дебет Кредит Операция 20, 25, 26, 44 73 Компенсация начислена и учтена в расходах 73 50, 51 Выплачено возмещение затрат В налоговом учете данная компенсационная выплата также признается в расходах, но в пределах норм пп.

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

  1. интенсивность его использования.
  2. степень его износа и срок полезного использования; ;

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  1. установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.
  2. приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за месяц;

Компенсации за использование личного транспорта не облагаются ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателя; ; ; .

Возможно ли включить компенсацию расходов на ГСМ в затраты по налогу на прибыль?

В пределах каких норм? Какие документы необходимы для подтверждения расходов на компенсацию за использование личного автомобиля?

В целях налогообложения прибыли затраты сотрудника на ГСМ в рассматриваемой ситуации могут учитываться в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

Соответственно, такие затраты в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организация не вправе учесть в размере фактических затрат, указанных в представленных работником чеках ККМ. Обоснование вывода: Согласно ст.

188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. То есть при использовании личного имущества работник может получать два вида выплат: — компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества; — возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля. Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

  • Подтверждение служебного характера поездок.
  • Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
  • Приказ о возмещении расходов.
  • Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).
  • Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
  • Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки. Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках.

Порядок возмещения затрат за ГСМ

То есть в договоре необходимо указать на то, что расходы на ГСМ компенсируются на основании предоставленных путевых листов. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

Рекомендация. Как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет. Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены).

На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Но как минимум

Оплата бензина сотрудникам

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из указаний, утвержденных . Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ.

В свою очередь, в силу положений подпункта 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса (далее — Кодекс) компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах по налогу на прибыль на дату их выплаты в размере, предусмотренном этим самым письменным соглашением с работником.

Однако здесь есть как минимум одно «но». Дело в том, что согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются только в пределах норм. Таковые определены в Постановлении Правительства от 8 февраля 2002 г.
N 92: Объем двигателя легкового автомобиля Норматив расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (руб/мес.) До 2 000 куб.

см включительно 1 200 Свыше 2 000 куб. см 1 500 Таким

Что такое компенсация ГСМ для человека, использующего в работе личный автомобиль

Следовательно, подчиненному положена оплата затрат на ГСМ. Это возмещение трат на горюче-смазочные материалы, понесенных работником при эксплуатации личного автотранспортного средства для выполнения служебных обязанностей.

Однако, чтобы получить возмещение понесенных затрат, данные расходы нужно оформить должным образом. ВАЖНО! Компенсация сотруднику за пользование его собственным имуществом должна быть закреплена в локальных актах организации. Например, в трудовом или коллективном договоре. В противном случае истребовать положенные деньги можно будет только через суд.