Образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»


Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний. Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010.

Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненку.

График документооборота в бухгалтерии

Как и любое другое действие на предприятии, на котором со скрупулезностью относятся к ведению документации, и этот процесс должен быть зафиксирован.

Регламентировать документооборот можно с помощью:

  1. графика документооборота;
  2. инструкции документооборота.
  3. положения о документообороте;

Учитывая наибольшую удобность, большинство компаний и предприятий, а, точнее, их бухгалтерские отделы, используют и в 2020 году именно график документооборота. Единой формы графика не существует, он создается в индивидуальном порядке для каждой конкретной организации с учетом абсолютно всех направлений деятельности данного предприятия. И желательно не только для бухгалтерии, а и для любого другого отдела, в работе у которого имеется определенный объем документации.

Вот, к примеру, образец графика документооборота отдела кадров: Если вернуться к бухгалтерии, то это подразделение любого предприятия, имеет наибольшую ответственность за правильно составленную документацию.

График документооборота в бухгалтерии: образец в 2016 году

К примеру, трудно представить себе заполнение баланса (Форма № 1) без контроля выписки отчетности. Преимущество графика особенно оценят те компании, где первичные документы приносят в бухгалтерию сразу из множества отделов.

Правила грамотного составления графика документооборота в 2016 году Итак, кто именно будет формировать, а после следовать графику вращения отчетности в организации, определяет главный бухгалтер. Конечно если бухгалтерия состоит всего из 2 человек – главбуха и экономиста, первому придется решать, доверить ли график другому сотруднику, или лучше сделать все самостоятельно.

Но, как показывает практика, с этим заданием может справиться даже секретарь или любой кадровый работник, который умеет обращаться с компьютером и ознакомлен с поставленной задачей. Единого формата графика не существует, ведь он не обязателен для составления.

Для удобства мы разместили несколько примеров

Требования к учётной политике документооборота

Также нужно соблюдать все требования и условия, в противном случае документы просто не будут обладать юридической силой. График, на основе которого определяется учётная политика документооборота, очень важен.

Для того чтобы понять это, нужно обратиться к положениям о документах времён Советского Союза. Оно было принято в 1983-ем году и действует по сей день. До тех пор, пока законодательством нашего государства не будет принят общероссийский стандарт бухгалтерии, советские правила буду являться основными.

Термин документооборот включает в себя следующие манипуляции с «первичкой»:

  1. получение;
  2. отправку в архив.
  3. создание;
  4. принятие и последующая обработка;

Все вышеописанные действия лежат на «плечах» главного бухгалтера.

Именно он отвечает за корректность действий. Однако право принятия изменённых положений обладают только лишь владелец организации и уполномоченное управленческое лицо.

Образец графика документооборота для учетной политики в 2020 году

Данное понятие очень широкое, оно включает в себя обширный перечень самых разных действий, имеет некоторую специфику. Она отличается в зависимости от системы налогообложения, сферы деятельности компании и многих других факторов. Правила составления документов отличаются в зависимости от различного рода нюансов.

Входящие документы – получаемые почтой (электронной и обычной) и регистрируемые в специальных каталогах.

Они должны обязательно приниматься в специальное «депо» для различных важных официальных бумаг. Принимаются входящие документы от различных контрагентов, предприятий и государственных учреждений. Исходящие документы – формируемые и передаваемые другим предприятиям. «Первичная обработка документов» — это прием входящих бумаг и последующая проверка их на правильность составления, целостность упаковки и соблюдение иных моментов.

Важно помнить о некоторых существенных моментах:

График документооборота в бухгалтерии образец 2020

График нужен для упорядочивания движения документов от контрагентов и штатных сотрудников. Наличие такого документа решает сразу несколько задач:

  1. позволяет своевременно получать документы от контрагентов;
  2. определяет меру ответственности сотрудников за непредставление и несвоевременное представление документов в бухгалтерию.
  3. определяет порядок создания и движения первичной документации;

При отсутствии утвержденного графика проблем с документами, скорее всего, не избежать.

Это показывает практика. Первичка будет зависать и теряться.

А вся ответственность ляжет на главбуха. В результате могут появиться ненужные проблемы в учете и общении с фондами и налоговиками.

Как пример: инспекторы снимут транспортные расходы по утраченным путевым листам и откажут в возмещении НДС по представленным с опозданием счетам-фактурам.

Чтобы избежать утери и путаницы в бумагах, нужен график документооборота.

Документооборот в бюджетном учреждении

Организация документооборота есть не что иное, как установление правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов в соответствии с графиком, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

Это прежде всего система, включающая:

  1. график документооборота;
  2. первичные документы;
  3. учетные регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность;
  4. порядок хранения документов.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Для бухгалтера понятие документооборота имеет более широкое значение.

График документооборота в бюджетных учреждениях образец скачать бесплатно

Ведь все компании обязаны вести бухучет, а значит график документооборота поможет им проводить инвентаризацию и на ее основе делать реформацию баланса и составлять баланс.

Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.В Положении о документах и документообороте даны рекомендации по каждой составляющей системы документооборота.
График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов.
С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми — вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине. Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер. Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно или воспользоваться нашими образцами, которые мы приведем ниже в статье. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы.

График документооборота

п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово — экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.
Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.