Каким образом классифицируется кадровая документация

Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации


Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу.

Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд.

В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.

Кадровые документы и их классификация

То есть – не заполненные пока папки с делами.

В свою очередь оперативное хранение разделяется на подвиды:

  1. хранение документов на исполнении;
  2. хранение уже исполненных документов.

Исполненные – это значит всеми завизированные, согласованные и зарегистрированные.Документы, находящиеся на исполнении, в одной папке хранить неудобно, ведь их за день-два может достаточно много накопиться. Лучше их разделить и разложить по разным папкам, например по таким:

  1. «на отправку»;
  2. «на исполнение»;
  3. «на согласование».
  4. «на подпись»;

Из исполненных документов можно формировать дела.

Любой кадровый документ проходит через процедуры:

  1. издания;
  2. исполнения.
  3. регистрации;

Наглядно это можно показать на примере приказа о трудоустройстве:

  1. приказ распечатывается и исполняется (визируется директором и работником, выдаётся копия работнику на руки);
  2. в журнале регистрации новому приказу присваивается номер;

Виды и назначение кадровой документации

Распорядительные документы.

К данному виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:

  1. — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
  2. — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

  1. — трудовой договор,
  2. — трудовая книжка,
  3. — копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
  4. — справка о трудовой деятельности,

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью:

Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации. Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса — на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц.

Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые персональные данные на каждого работника отражаются в личной карточке (унифицированная форма №Т-2). Порядок работы с личными делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и ведения.
Исключение составляют личные дела государственных служащих. Ведение личных дел федеральных государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О

Кадровая документация

Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т.

е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Документ — это основной объект труда в сфере управления.

Система кадровой документации.

Документирование трудовой деятельности персонала

Личная карточка заполняется на основании: · приказа о приеме на работу; · паспорта или документа, удостоверяющего личность; · трудовой книжки; · страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; · документа воинского учета (для военнообязанных); · документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. В 11 разделах карточки Т-2 отражены общие сведения о работнике; содержатся сведения о воинском учете; о приеме на работу и переводе на другую работу; об аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке, наградах, поощрениях, почетных званиях; отпусках; социальных льготах и др. (приложение 51). Специфическая информация содержится в личной карточке государственного служащего (стаж государственной или муниципальной службы, присвоение квалификационного разряда, классного чина и др.) и в личной карточке научно-педагогических работников (ученая степень, звание, научная специальность, отрасль науки).

Сроки хранения кадровых документов

;

  • закон об архивном деле от 22.10.2004 г.

    №125-ФЗ;

  • Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
  • Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
  • Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

    1. предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
    2. связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

    В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

    1. копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
    2. документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся и документы по кадровым функциям).

    Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

    Кадровое делопроизводство: основные требования к ведению кадровой документации

    Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.

    Операторами персональных данных, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных являются: государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица (статья 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»). Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей в себя: · личные дела и трудовые книжки работников; · документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобное);

    Состав и содержание кадровой документации, основные документы, регламентирующие управление персоналом, как основа кадровой дисциплины

    Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.

    Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Кадровое делопроизводство— это понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.

    Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).