Оглавление:
- Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации
- Кадровые документы и их классификация
- Виды и назначение кадровой документации
- Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация
- Кадровая документация
- Система кадровой документации. Документирование трудовой деятельности персонала
- Сроки хранения кадровых документов
- Кадровое делопроизводство: основные требования к ведению кадровой документации
Кадровое делопроизводство: состав и виды кадровой документации
Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу.
Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд.
В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения к административной ответственности.
Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.
Кадровые документы и их классификация
То есть – не заполненные пока папки с делами.
В свою очередь оперативное хранение разделяется на подвиды:
- хранение документов на исполнении;
- хранение уже исполненных документов.
Исполненные – это значит всеми завизированные, согласованные и зарегистрированные.Документы, находящиеся на исполнении, в одной папке хранить неудобно, ведь их за день-два может достаточно много накопиться. Лучше их разделить и разложить по разным папкам, например по таким:
- «на отправку»;
- «на исполнение»;
- «на согласование».
- «на подпись»;
Из исполненных документов можно формировать дела.
Любой кадровый документ проходит через процедуры:
- издания;
- исполнения.
- регистрации;
Наглядно это можно показать на примере приказа о трудоустройстве:
- приказ распечатывается и исполняется (визируется директором и работником, выдаётся копия работнику на руки);
- в журнале регистрации новому приказу присваивается номер;
Виды и назначение кадровой документации
Распорядительные документы.
К данному виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:
- — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).
- — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника
- — трудовой договор,
- — трудовая книжка,
- — копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
- — справка о трудовой деятельности,
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью:
Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация
Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации. Как правило, личные дела ведутся в различных государственных органах, а в секторе частного бизнеса — на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных лиц.
Кадровая документация
Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.
Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т.
Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».
Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Документ — это основной объект труда в сфере управления.
Система кадровой документации.
Документирование трудовой деятельности персонала
Личная карточка заполняется на основании: · приказа о приеме на работу; · паспорта или документа, удостоверяющего личность; · трудовой книжки; · страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; · документа воинского учета (для военнообязанных); · документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. В 11 разделах карточки Т-2 отражены общие сведения о работнике; содержатся сведения о воинском учете; о приеме на работу и переводе на другую работу; об аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке, наградах, поощрениях, почетных званиях; отпусках; социальных льготах и др. (приложение 51). Специфическая информация содержится в личной карточке государственного служащего (стаж государственной или муниципальной службы, присвоение квалификационного разряда, классного чина и др.) и в личной карточке научно-педагогических работников (ученая степень, звание, научная специальность, отрасль науки).
Сроки хранения кадровых документов
;
№125-ФЗ;
Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:
- предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
- связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.
В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:
- копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, , документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
- документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся и документы по кадровым функциям).
Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:
Кадровое делопроизводство: основные требования к ведению кадровой документации
Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.
Операторами персональных данных, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных являются: государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица (статья 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»). Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей в себя: · личные дела и трудовые книжки работников; · документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобное);
Состав и содержание кадровой документации, основные документы, регламентирующие управление персоналом, как основа кадровой дисциплины
Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.
Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).