Как взять исходящий номер документа в жкс

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.


Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал.

Некоторые секреты входящих документов

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.

Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е.

из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».

Сохраните изменения. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.
Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию». Если входящая электронная

Обработка документов

Обработка входящих документов включает:

  1. предварительное рассмотрение и распределение документов;
  2. рассмотрение документов руководством;
  3. прием и первичную обработку документов;
  4. передачу на исполнение.
  5. регистрацию;

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем.

В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу. После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции.

Совет 1: Как написать заявку в ЖКХ

Уточните, пишется ли заявка в свободной форме или существует определенный образец.

Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю.

Например, оформление заявления по поводу претензий на действие коммунальных служб отличается от заявки на оказание платных услуг населению.

2 Начинайте писать заявление с указания адресата, который будет рассматривать ваше заявление и выносить решение по данному вопросу. Обычно это название и реквизиты жилищного хозяйства, фамилия и инициалы директора данного учреждения. Здесь же укажите ваши данные: домашний адрес, фамилию и контактные телефоны.

Эти сведения размещают в правой верхней части листа.

3 Напишите в центре листа слово «Заявление» и составьте сам текст обращения по образцу. Далее изложите суть вашего заявления, т.е.

причину вашего обращения. Это может быть просьба об оказании коммунальных услуг определенного вида ( например, сантехнические или электромонтажные работы, ремонт квартир) либо претензии в связи с неудовлетворительным качеством выполненной работы.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по номенклатуре добавляется порядковый номер исходящего документа, который переносится из регистрационной формы, например № 5-14/346.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Например, исходящий документ, подготовленный бухгалтерией, получит индекс 6-15/345 (6 — индекс бухгалтерии, 15 — номер дела в бухгалтерии, в котором будет храниться копия исходящего документа), следующий за ним документ, подготовленный отделом кадров, получит индекс 5-14/346 (5 — индекс отдела кадров, 14 — номер дела в отделе кадров, в котором будет храниться копия исходящего документа).

Как написать заявление в жкх

В данном случае это название и реквизиты жилищно-коммунальной структуры, а также фамилию руководителя этой конторы.

Здесь же напишите ваши ФИО, домашний адрес и контактный телефон. Обычно эти сведения размещают в правой верхней части листа. 2 Напишите в центре название документа — «Заявление».

Далее изложите суть вашего обращения и варианты решения проблемы. Опишите сложившуюся ситуацию как можно подробнее, это позволит избежать лишних вопросов и затягивания с решением, на основании отсутствия исчерпывающих данных.Перечислите прилагаемые документы, если требуется. Подпишите заявление и проставьте дату его составления.

Обратите внимание Если вам отказывают в приеме или регистрации заявления, отправьте его заказным письмом с уведомлением о вручении.Копии заявления, как и квитанции об отправке, в случае игнорирования ваших обращений, понадобятся для обращения в суд.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения.

Полезный совет Заявление в ЖКС пишите всегда в двух экземплярах.
Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:

  1. Тип регистрируемого документа
  2. Описание
  3. Дата (ч.м.г.) регистрации
  4. Кому направлен документ (от кого поступил)
  5. Номер(№) документа

На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата.

На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ. Как входящие, так и исходящие документы могут носить информационный характер или определены руководителем для исполнения.

Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:

Законодательство — ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ

Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может. Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления. Регистрация. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов.